Müde Teammeetings munter machen

7 Tipps wie Sie Ihre Teamsitzungen produktiv und interaktiv gestalten können

67% der Beschäftigten finden Teambesprechungen unproduktiv und ineffizient

"Ich setze mich an den langen, rechteckigen Tisch und richte meinen Stuhl aus. Ich versuche, auf die monotone Stimme zu achten, die im vorderen Teil des Raumes dröhnt, aber es nützt nichts. Schon nach ein paar Minuten beginnen meine Gedanken zu schweifen. Ich schaue mich im Raum um und sehe, dass alle anderen im selben Boot sitzen wie ich. Wir warten alle nur darauf, dass die Besprechung vorbei ist, damit wir wieder an unsere Schreibtische gehen und richtig arbeiten können."

 

Das haben wir alle schon erlebt. Sie sitzen in einer Teambesprechung, die einfach nicht vorankommt. Vielleicht dreht sich die Diskussion im Kreis, oder die Leute schweifen vom Thema ab. So oder so, es fühlt sich wie Zeitverschwendung an. 

 

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, machen Sie sich keine Sorgen - Sie sind nicht allein. Laut einer Studie der Harvard Business Review sagen 67 % der Beschäftigten, dass ihre Teambesprechungen unproduktiv und ineffizient sind.

 

Zum Glück gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um Ihre Teambesprechungen produktiver und interessanter zu gestalten. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Teambesprechungen zielgerichtet sind und für alle Beteiligten einen Mehrwert schaffen.

Warum Teammeetings wichtig sind

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Teambesprechungen wichtig sind:

  • In regelmäßigen Teambesprechungen können Sie wichtige Informationen noch einmal ansprechen und dafür sorgen, dass alle auf einem Stand sind.
  • Sie können ab und an die Unternehmensziele in Ihre Besprechungen mit einbeziehen und so die Identifikation mit dem Unternehmen stärken.
  • Sie können Teammitglieder in die Planung und Durchführung der Teambesprechungen einbinden und so zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Sie stärken die aktive Beteiligung und entlasten sich bei der Organisation.
  • Teambesprechungen bieten die Chance, die Stimmung im Team zu erspüren und möglichen Hindernissen oder negativen Befindlichkeiten auf den Grund zu gehen. 
  • Im Teammeeting können Sie ganz konkrete Probleme ansprechen und Konflikte gemeinsam lösen.
  • Regelmäßige Teambesprechungen gut geplant und moderiert stärken das Wir-Gefühl als Team. 

Seien wir ehrlich: Kundenservice kann extrem stressig sein. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Mitarbeiter/innen zur aktiven Mitgestaltung der Teammeetings ermutigen und ihnen dabei regelmäßig Anerkennung und Wertschätzung zeigen, können Sie dafür sorgen, dass alle motiviert bleiben und sich darauf konzentrieren, einen erstklassigen Service zu bieten.

7 Tipps, um Teambesprechungen produktiver zu gestalten

1. versenden sie eine agenda vorab

Legen Sie im Voraus eine Agenda fest und versenden Sie sie an alle Teammitglieder. Das mag selbstverständlich klingen, aber Sie würden sich wundern, wie viele Leute bei Teambesprechungen improvisieren.

 

Überlegen Sie: Was ist mein Ziel? Was will ich in der Teambesprechung mit den Teilnehmenden erreichen? Was soll das Ergebnis sein? Was soll mit dem Ergebnis im Anschluss passieren?

      

Beachten Sie bei der Themenauswahl: Hier ist weniger mehr! Zu oft sind Besprechungen vollgestopft mit Themen, so dass in der zur Verfügung stehenden Zeit kaum mehr als ein Informationsaustausch in Stichworten möglich ist. Dafür braucht es dann im Grunde auch kein Meeting. Ergo: Verlorene Zeit. Filtern Sie vorab, was Sie auch mit einer kurzen Ansage persönlich oder per Email in Ihr Team bringen können. Ein Teammeeting sollte nicht zum reinen Informationsvortrag verkommen sondern interaktiv ablaufen.

 

Wenn Sie eine Tagesordnung aufstellen und sie vorher verteilen, können Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, was besprochen werden muss. Sie können die Teilnehmer im Vorfeld gezielt bitten, sich auf bestimmte Punkte vorzubereiten. Z.B. " Bringt 3 Ideen mit zu ..." oder "Wenn es eine Sache gäbe, die ihr ... - welche wäre das?" oder "gebt mir bitte eure Einschätzung: wichtig, unwichtig oder nice to have". So sparen Sie wertvolle Zeit während des Treffens und verhindern, dass die Teilnehmer vom Thema abschweifen.

2. Beginnen und enden sie in jedem fall pünktlich

Es mag keine große Sache sein, eine Besprechung mit fünf oder zehn Minuten Verspätung zu beginnen. Aber diese Minuten summieren sich - und Sie senden die Botschaft, dass die Zeit Ihres Teams nicht wertvoll ist. Indem Sie pünktlich sind, senden Sie eine klare Botschaft, die auch eine erzieherische Funktion erfüllt: Wir sind ein Team, in dem jeder die Zeit des anderen wertschätzt. 

 

Wenn Sie mit Ihren Themen eher durch sind als geplant, können und sollten Sie die Besprechung beenden. Wenn Sie eine Besprechung vorzeitig beenden, signalisieren Sie, dass Sie die Zeit Ihres Teams respektieren und die Teilnehmer nur so lange wie unbedingt nötig in der Besprechung behalten wollen.

3. ermutigen sie alle teammitglieder zur aktiven teilnahme

Eine der besten Methoden, um ein Teammeeting produktiver zu machen, ist, alle Teammitglieder zu aktivieren - nicht nur die extrovertierten. Bitten Sie introvertierte Teammitglieder vor dem Treffen per E-Mail um ihren Beitrag, damit sie Zeit haben, sich vorzubereiten. Oder gehen Sie durch den Raum und fragen jeden Einzelnen nach seinen/ihren Gedanken zum Diskussionsthema. Bei heiklen Themen können Sie auch eine stille und sogar anonyme Kartenabfrage machen.

 

 

Indem Sie alle in das Gespräch einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass alle Stimmen gehört werden und dass jeder das Gefühl hat, dass seine Meinung zählt.

4. Halten sie die diskussion mit gezielten fragen im zaum

Bleiben Sie unbedingt beim Thema und vermeiden Sie Nebengespräche, damit das Treffen konzentriert bleibt. Wenn die Diskussion vom Thema abschweift, kann es hilfreich sein, die Dinge mit Laserstrahlfragen wieder auf den Punkt zu bringen. Dabei handelt es sich um spezifische Fragen, die die Diskussion eingrenzen und allen helfen, schnell wieder auf den richtigen Weg zu kommen, ohne Zeit damit zu verschwenden, sich in Kaninchenlöcher zu verirren. Wenn Sie zum Beispiel darüber diskutieren, wie Sie Ihren Umsatz steigern können, könnte eine Laserstrahlfrage lauten: "Welche drei konkreten Maßnahmen können wir ergreifen, um den Umsatz im nächsten Quartal um 10% zu steigern?" Wenn Sie solche Fragen stellen, können Sie die Diskussion zielgerichtet und produktiv führen, so dass jeder das Gefühl hat, etwas Wesentliches erreicht zu haben.

5. halten sie die sitzung so kurz wie möglich

Halten Sie die Sitzung so lang wie nötig aber so kurz wie möglich - niemand will eine zweistündige Sitzung durchstehen!

 

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Teamsitzungen regelmäßig zu lange dauern, versuchen Sie für jeden Tagesordnungspunkt ein Zeitlimit festzulegen, damit alle wissen, wann es Zeit ist, weiterzumachen. Sie können auch einmal versuchen, die Sitzung fünf oder zehn Minuten früher zu beenden, damit die Teilnehmer lernen, sich kurz und bündig zu fassen. Indem Sie die Sitzungen kürzer halten, können Sie sicherstellen, dass alle konzentriert und engagiert bleiben und dass die Teilnehmer das Gefühl haben, dass ihre Zeit sinnvoll genutzt wird.

 

Experimentieren Sie mit unterschiedlichen Formaten: Im Stehen. Als Morgengruß. Im Gehen als Walk & Talk. Schauen Sie, was wann und vor allem zu welchen Inhalten am besten funktioniert.

6. beenden sie das Meeting mit einer positiven zusammenfassung

Fassen Sie zusammen, was erreicht wurde und definieren Sie die nächsten Schritte. Legen Sie während (notfalls auch nach) der Sitzung Aktionspunkte und Fristen fest. Bestimmen Sie - am besten gemeinsam während des Meetings - Verantwortliche für jeden Punkt auf der Liste. Schließen Sie die Sitzung mit einer positiven Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen ab.

7. planen sie die teammeetings regelmäßig

Halten Sie regelmäßige Treffen ab, damit Probleme frühzeitig erkannt und effizient behandelt werden können. Kaum etwas ist frustrierender, als sich mit Problemen zu beschäftigen, nachdem sie bereits Schaden angerichtet haben. Deshalb ist es wichtig, sich regelmäßig zu treffen, um potenzielle Probleme zu erkennen und sie effizient zu lösen. Wenn Sie proaktiv vorgehen, können Sie eine Menge Kopfschmerzen im Nachhinein vermeiden. Natürlich können Sie nicht jedes Problem vorhersehen, aber Sie können auf die wahrscheinlichsten vorbereitet sein. Wenn Sie vorbereitet sind und Probleme frühzeitig ansprechen, sparen Sie sich auf lange Sicht viel Zeit und Ärger.

fazit

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Teamsitzungen zielgerichtet und produktiv sind - und dass alle das Gefühl haben, ihre Zeit gut genutzt zu haben. Mit ein wenig Mühe können Sie Teambesprechungen von einer Quelle der Frustration in eine Gelegenheit für Ihr Team verwandeln, zusammenzukommen und Großes zu erreichen!