Vielleicht kennst du diese Situationen aus deinem Arbeitsalltag:

Ein Vorgang ist eigentlich überschaubar, trotzdem zieht er sich.  Nicht, weil jemand langsam arbeitet oder kein Interesse hat. Sondern weil Informationen fehlen, Rückfragen offen sind und alles schriftlich geklärt werden soll.

Gerade in Bereichen, in denen viele Schnittstellen beteiligt sind, passiert das häufiger, als man denkt.

Nehmen wir die Rechnungsabteilung eines großen Unternehmens.

Rechnungen von Lieferanten werden geprüft und – wenn alles passt – zur Zahlung freigegeben. Oft ist das kein automatischer Prozess. Es gibt Rückfragen an andere Abteilungen, Unklarheiten zu Leistungszeiträumen, Kostenstellen oder Freigaben.

Der erste Schritt ist fast immer eine E-Mail.
Dann wartet man auf die Antwort.
Kommt sie nicht, folgt eine Erinnerung.
Irgendwann kommt eine Rückmeldung – aber sie klärt nicht alles. Also geht eine weitere Mail raus. Wieder warten.

So entsteht eine Kette aus Nachrichten, die sich über Wochen ziehen kann. In manchen Fällen sogar über Monate.

Währenddessen wartet der Lieferant auf sein Geld und meldet sich telefonisch. Immer wieder.

Rückblickend sagen viele:
Mit einem kurzen Telefonat hätte man die offenen Punkte vermutlich schneller klären können – oder zumindest Bewegung in den Vorgang gebracht.

Dass solche Abläufe entstehen, hat selten mit Bequemlichkeit zu tun.

Viele Mitarbeitende sind fachlich sehr sicher, schätzen schriftliche Kommunikation und arbeiten strukturiert. E-Mails geben Kontrolle, Zeit zum Formulieren und die Möglichkeit, Inhalte sauber zu dokumentieren.

Telefonate dagegen sind spontan. Man kann sich nicht vorbereiten, weiß nicht genau, was am anderen Ende kommt, und muss direkt reagieren. Gerade bei Rückfragen, die nicht eindeutig sind oder mehrere Ebenen betreffen, empfinden viele das als anstrengend.

Das führt dazu, dass das Telefon eher gemieden wird – selbst dann, wenn allen Beteiligten klar ist, dass ein Gespräch vermutlich effizienter wäre.

Das Problem dabei ist nicht das Schreiben von E-Mails an sich.
Sondern die Endlosschleifen, die entstehen können:

• Informationen kommen zeitversetzt

• Missverständnisse bleiben länger bestehen

• Entscheidungen verzögern sich

• der Druck von außen wächst

Für die Mitarbeitenden bedeutet das oft zusätzlichen Stress. Man weiß, dass der Vorgang hängt, fühlt sich verantwortlich – und gleichzeitig unsicher, ob ein Telefonat wirklich weiterhilft oder vielleicht neue Fragen aufwirft.

Wichtig ist:
Unsicherheit am Telefon sagt nichts über Kompetenz oder Engagement aus.

Telefonieren ist eine eigene Form der Kommunikation. Sie verlangt andere Fähigkeiten als Schreiben: aktives Zuhören, spontane Struktur, klare Sprache und innere Sicherheit. Das wird im Berufsalltag oft vorausgesetzt, aber selten gezielt geübt.

Gerade bei Wiedereinsteigerinnen oder Mitarbeitenden, die lange in eher schriftlich geprägten Rollen gearbeitet haben, zeigt sich diese Hürde besonders deutlich.

Das Online-Einzelcoaching „Telefon statt Endlosschleife“ richtet sich an Mitarbeitende, die genau solche Situationen kennen – und daran etwas ändern möchten.

• Klarheit gewinnen, was man sagen will – ohne starre Skripte

• Sicherheit im Umgang mit Rückfragen und Unklarheiten

• Gespräche führen, die voranbringen, statt Energie zu kosten

Das Coaching findet im Einzelsetting statt, ist praxisnah und auf den konkreten Arbeitsplatz zugeschnitten.

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