Führen auf Distanz: So koordinieren Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice
Das dezentrale Arbeiten im Homeoffice als Herausforderung für Führungskräfte
Virtuelle Teams und das Arbeiten im Homeoffice gewinnen seit Jahren an Bedeutung. Die Corona-Krise hat diese Entwicklung forciert, nun muss sich fast jedes Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen. Neben technischen Aspekten interessiert vor allem eine Frage: Wie geht Führen auf Distanz?
Ein virtuelles Team bietet im Unternehmensalltag viele Chancen: Mitarbeiter können ihren Beruf besser mit der Familie vereinbaren, Firmen beziehen ortsunabhängig externe Experten in Projektarbeit ein und sparen gegebenenfalls Kosten für Büroinfrastruktur. Diese moderne Form der Zusammenarbeit erfordert jedoch ein professionelles Führen auf Distanz, ansonsten überwiegen im schlimmsten Fall die Nachteile die Vorteile. Von der Arbeit im Homeoffice profitieren Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Freelancer nur, wenn Führungskräfte die spezifischen Anforderungen kennen und selbst Anpassungsfähigkeit zeigen.
Technische Infrastruktur, Anwendungskompetenz und Zugriffsrechte
Die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Führen auf Distanz ist eine funktionale digitale Infrastruktur. Zudem sollten alle Beteiligten die Hard- und Software problemlos bedienen können. Das hört sich banal an, ist aber insbesondere bei einer abrupten Umstellung von Anwesenheit im Büro zu Homeoffice eine Herkulesaufgabe. Zahlreiche Firmen können das im Rahmen der Corona-Pandemie bestätigen.
Wichtig ist unter anderem, dass Sie als Verantwortlicher für Ihr virtuelles Team die passenden Software-Lösungen auswählen. Dazu gehören Cloud-Programme für das kollaborative Arbeiten an Dokumenten, Plattformen für Remote-Meetings und Software/Apps wie Chats oder Messenger für den schnellen Austausch zwischendurch.
Unterstützen Sie unerfahrene Mitarbeiter zudem mit Tutorials und ähnlichem. Sorgen Sie darüber hinaus dafür, dass Ihr virtuelles Team auf sämtliche relevanten Dateien zugreifen kann. Vergeben Sie diese Zugriffsrechte individuell je nach Notwendigkeit und denken Sie an datenschutzrechtliche Bestimmungen.
Eindeutige Kommunikationsregeln für ein virtuelles Team festlegen
Im Büro ist die Kommunikation einfach, die Wege sind kurz. Beim Führen auf Distanz gestalten sich die Kommunikationsprozesse komplexer. Es drohen Chaos und ein ineffizienter Austausch. Das verhindern Sie, indem Sie für Ihr virtuelles Team transparente Regeln für die Kommunikation aufstellen. Beantworten Sie im Vorfeld folgende Fragen:
- Auf welchen Kanälen soll die Kommunikation erfolgen?
- Zu welchen Zeiten sind die Mitarbeiter und Sie erreichbar?
- Welche Reaktionszeiten sind einzuhalten?
Diese Vorgaben, auf die sich bestenfalls im Konsens verständigen, erleichtern das Führen auf Distanz und generell die Zusammenarbeit im Team.
Das Bestimmen der Kommunikationskanäle ist zum Beispiel bedeutend, um unnötige Verzögerungen zu verhindern. Entscheiden Sie sich für den Austausch per E-Mail, wissen alle, dass sie ihre Mails regelmäßig abrufen sollten. Fixe Zeiten der Erreichbarkeit und Fristen für die Reaktionen fördern die Effektivität ebenfalls. Für ein virtuelles Team ist es der GAU, wenn jemand nicht weiterarbeiten kann, weil ein anderer auf eine Frage nicht reagiert.
Das A und O: Klare Aufgabenverteilung und präzise Aufgabenstellungen
Professionelles Führen auf Distanz zeichnet sich dadurch aus, dass jeder exakt seine Rolle und seine Aufträge kennt.
Eine durchdachte und transparent kommunizierte Aufgabenverteilung bewahrt Sie vor doppelt erledigter und unerledigter Arbeit. In einem Büro stimmen sich Mitarbeiter häufig miteinander ab, das schützt vor diesen Problemen. Sie merken zum Beispiel schnell, dass sie aus Versehen derselben Arbeit nachgehen.
Beim Arbeiten im Homeoffice können Sie das nicht voraussetzen! Kümmern Sie sich um eine trennscharfe Abgrenzung der Aufgaben und vergessen Sie bei der Verteilung nichts.
Detaillierte Aufgabenbeschreibungen für ein virtuelles Team empfehlen sich aus zwei weiteren Gründen:
- Ihre Mitarbeiter können ihre Tagesaufgaben nach und nach abarbeiten. Das ermöglicht ihnen eine bessere Organisation ihrer Tätigkeit im Homeoffice.
- Als Vorgesetzter können Sie die Arbeit aller Beteiligten nachvollziehen und bewerten. Erfolgskontrolle setzt klar formulierte Aufgaben voraus.
Virtuelles Team: Feedback geben und Teambuilding fördern
Denken Sie als Vorgesetzter daran, dass das Homeoffice für viele eine neue Erfahrung ist. Das Arbeiten ohne Kollegen im Umfeld fällt vielen schwer, es fehlen ihnen die unmittelbaren Rückmeldungen und sozialen Kontakte.Wirkungsvolles Führen auf Distanz berücksichtigt das Bedürfnis nach Wertschätzung. Ob per Mail, per Telefon oder Videochat: Geben Sie Ihren Kollegen konstruktive Rückmeldungen und loben Sie!
Eine weitere Herausforderung für ein virtuelles Team ist das Entwickeln eines Teamgeistes. Vor Ort knüpfen die Beteiligten schnell Kontakte, gemeinsame Aktivitäten des Teambuildings lassen sich leicht umsetzen. Aber auch bei der dezentralen Zusammenarbeit existieren diverse Möglichkeiten wie lockere Meetings per Videokonferenz. In der Vorweihnachtszeit haben zum Beispiel einige Firmen ihre Weihnachtsfeier virtuell veranstaltet. Das ist gewöhnungsbedürftig, aber es funktioniert und bereitet den meisten Teilnehmern Freude!
Dennoch sollten Sie beim Führen auf Distanz auf persönliche Begegnungen nicht verzichten. Sofern es realisierbar ist, leisten direkte Treffen weiterhin wertvolle Dienste.
Die Gefahr von Missverständnissen und Verstimmungen minimieren
Beim dezentralen Arbeiten kommt der schriftlichen Kommunikation untereinander eine größere Bedeutung als im Büro zu. Kurze Anweisungen per Messenger, schnell geschriebene Rückmeldungen per Mail, Kommentare im kollaborativen Textverarbeitungsprogramm: Dieser schriftliche Austausch ist eine Quelle für vielfältige Missverständnisse und Verstimmungen im Team! Nicht jeder erkennt einen ironischen Unterton, einen sachlichen gemeinten Satz versteht der Empfänger als pampige Antwort oder vernichtende Kritik.
Geben Sie sich deshalb als Vorgesetzter beim Formulieren Mühe und weisen Sie gegebenenfalls Teammitglieder hin, wenn Sie einen problematischen Kommunikationsstil entdecken. Unterschätzen Sie diesen Punkt nicht, mittlerweile haben sich diverse Studien mit diesem Phänomen und den negativen Folgen von unsensibler schriftlicher Kommunikation befasst!
Wandel der Führungskultur ist beim Führen auf Distanz zentral
Ein virtuelles Team führen Sie anders als eine Belegschaft im Großraumbüro: Diese Tatsache liegt auf der Hand. Das erfordert von Ihnen als Verantwortlicher eine intensive Auseinandersetzung mit Ihren Führungsaufgaben und Ihrer konkreten Herangehensweise.
Einige Vorgesetzte haben die Zeichen der Zeit noch nicht verstanden: Für sie bedeutet die pünktliche Anwesenheit im Büro, dass ihre Mitarbeiter zuverlässig sind. Sie setzen auf diese schlichte Art der Kontrolle. Wenn Sie ein virtuelles Team führen, müssen Sie allen Beteiligten dagegen Vertrauen entgegenbringen und ein Motto verinnerlichen: Es kommt auf die Resultate an, nicht auf die Stechuhr!