Das konstruktive Feedbackgespräch

Wie Sie Feedbackgespräche konstruktiv und wirksam führen und echte Veränderungen erreichen können

 

Das Feedbackgespräch hat, wenn es richtig ausgeführt wird, viele Vorteile. Im Gegensatz zum Kritikgespräch liegt der Fokus hier klar auf der Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Doch richtig Feedback zu geben, will gelernt sein. Im folgenden Beitrag erhalten Sie einen schnellen Überblick:

  • Was ist ein Feedbackgespräch?
  • Wozu dienen Feedbackgespräche?
  • Was sind mögliche Ziele?
  • Was gibt es bei der Vorbereitung und Durchführung zu beachten?

Was ist ein Feedbackgespräch?

 

Beim regelmäßigen Feedbackgespräch handelt es sich um eine Form des Mitarbeitergesprächs. Es ist ein Instrument, das in der Personalführung eine wichtige Rolle spielt. Wird es professionell durchgeführt, profitieren sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer davon. Ein Feedbackgespräch können Sie führen um ...

  • am Ende eines Jahres Bilanz zu ziehen
  • die Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu besprechen
  • Ergebnisse mit den Mitarbeitern zu bewerten
  • Probleme, Konflikte oder Missverständnisse zu klären
  • erreichte Zwischenziele und Verbesserunge zu besprechen
  • Weiterbildungsmöglichkeiten für den Mitarbeiter zu planen
  • das Anpassen oder Verändern des Aufgabengebiets zu erörtern

und vieles mehr.

 

Was gibt es beim Feedbackgespräch zu beachten?

 

Das Feedbackgespräch dient in erster Linie dem gegenseitigen Austausch: Beide Seiten geben sich gegenseitig Rückmeldung über Positives, beispielsweise gute Leistungen, aber auch über Probleme und Schwierigkeiten. In einem möglichst ungezwungenen Rahmen können sie gemeinsam Bilanz ziehen, sich auf Augenhöhe austauschen und Zukünftiges planen. Beide Seiten geben sich konstruktives Feedback, sprechen auch problematische Verhaltensweisen und persönliche Befindlichkeiten an und planen die weitere Vorgehensweise. Es ist kein Monolog, sondern ein Dialog, bei dem beide Seiten ihre Wünsche und Vorstellungen konkret äußern können.


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Das Feedbackgespräch ist keine Einbahnstraße

 

Auch Mitarbeiter können Ihrer Führungskraft oder dem Unternehmen Feedback geben. Der Arbeitnehmer kann sich beispielsweise zu den Arbeitsbedingungen äußern, um gemeinsam mit seinem Vorgesetzten nach Möglichkeiten zu suchen und seine gewünschten Ziele besser zu erreichen. Die Fremd- und Selbstwahrnehmung können sich stark unterscheiden, sodass mit einem vernünftigen Gespräch bzw. Feedback viel bewirkt werden kann. Kleine Veränderungen haben manchmal große Wirkungen. Allein die Tatsache, dass sich der Mitarbeiter ernst genommen fühlt, kann eine Menge bewirken.

 

Das Feedbackgespräch darf Kritik, sollte aber auch Anerkennung und Lob beinhalten. Positive Rückmeldung im Rahmen eines Gesprächs zu vermitteln, hat eine viel stärkere Wirkung als ein kurzes "Toll gemacht" im Vorbeigehen. Das wiederum stärkt die Motivation des Mitarbeiters und spornt zu weiteren guten Leistungen an. Die Kritik sollte verständlich und nachvollziehbar sein und unbedingt fair vermittelt werden. Der Mitarbeiter wird dadurch viel gewillter sein, seine positiven Eigenschaften zu verstärken und die negativen abzulegen. 

 

Ein Tipp: Vorgesetzte sollten nicht nur zum Feedbackgespräch einladen, wenn es Probleme gibt. Leider passiert das im Geschäftsleben viel zu häufig und die Mitarbeiter verbinden dann mit der Einladung zum Gespräch nur noch Negatives. Damit wird ein offener und vertrauensvoller Austausch deutlich erschwert. Es sollte an einem neutralen Ort stattfinden. Der Besprechungsraum eignet sich daher besser als das Büro vom Chef.

 

Ein Feedbackgespräch vorbereiten

 

Vorbereitung ist sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer wichtig: Es empfiehlt sich für Vorgesetzte, rechtzeitig damit zu beginnen, Protokolle zu führen und alles zu notieren, was sie im Gespräch mitteilen möchten. Für Lobe und Kritik sollten immer Beispiele angebracht werden, die leicht nachvollziehbar und abzuändern sind. Mit sensiblen Mitarbeitern muss vorsichtiger umgegangen werden als mit selbstbewussten Menschen.

 

Mitarbeiter überlegen sich ebenso im Vorfeld, was ihnen auf dem Herzen liegt und wo sie sich Veränderungen oder Verbesserungen wünschen. Sie können durchaus auch mitteilen, was sie jeden Tag leisten, denn oft sind Vorgesetzte darüber gar nicht wirklich so im Bilde. Vertraulichkeit ist bei allen Feedback-Gesprächen wichtig, sodass sie, bis auf Gruppengespräche, am besten unter vier Augen stattfinden. Bei besonderen Konflikten kann es sinnvoll sein, eine dritte Person hinzuzuziehen, beispielsweise ein Betriebsratsmitglied oder jemanden aus der Personalabteilung.

 

Was kann mit einem guten Feedbackgespräch erreicht werden?

 

Wird das Gespräch gut durchgeführt, stärkt es die Mitarbeitermotivation und -bindung. Es optimiert die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und Personal. Feedback sorgt für Transparenz, die das Unternehmensklima verbessert und das Vertrauensverhältnis stärkt. Regelmäßiges Feedback gibt dem Arbeitnehmer letztendlich auch Sicherheit, da er stets weiß, woran er ist, ob er die Tätigkeiten richtig erledigt und wo Verbesserungsbedarf besteht. Dies gibt ihm die Möglichkeit, sich weiter zu entwickeln und in seinen Stärken zu wachsen, während Zweifel eher Unsicherheit und Angst begünstigen. Auch Missverständnisse können durch ein gutes Gespräch geklärt werden. Dadurch wird verhindert, dass sich Frustration und Aggression anstaut. Dies kann letzten Endes sogar dazu führen, dass Chefs aufgrund von Resignation und innerer Kündigung gute Mitarbeiter verlieren. Es ist besser, Probleme durch ein Feedbackgespräch aus der Welt zu schaffen oder sie durch eine regelmäßige Kommunikation schon im Voraus zu erkennen und zu lösen. Bei einem Gruppen-Gespräch werden Gruppenprozesse verbessert und effektiver gestaltet, um die Produktivität zu steigern und den weiteren Erfolg des Unternehmens zu gewährleisten.

 

Zusammenfassung

 

Richtig durchgeführt, ist das konstruktive Feedbackgespräch ausgesprochen wertvoll: Es erhöht die Motivation, steigert die Produktivität und unterstützt die Bindung guter Mitarbeiter. Mit klarem und regelmäßigem Feedback fühlen sie die Mitarbeiter respektiert und geschätzt und haben die Möglichkeit, sich im Unternehmen fachlich und persönlich weiter zu entwickeln. Meinungen und Erwartungen können durch regelmäßige Kommunikation auf beiden Seiten ausgetauscht und sich anbahnende Probleme direkt gelöst werden. Dies kommt beiden Seiten zugute. Kritik sollte immer in der Kombination mit Lob erfolgen, damit keine negative Grundstimmung aufkommt und eine Abwehrhaltung eingenommen wird. Feedbackgespräche sind sensibel, sachlich, fair und vertraulich zu behandeln, denn nur dann werden sie wirkungsvoll sein.