Das konstruktive Feedbackgespräch

Wie Sie Feedbackgespräche konstruktiv führen und dadurch echte Veränderungen erreichen

Das Feedbackgespräch hat, wenn es richtig ausgeführt wird, viele Vorteile. Im Gegensatz zum Kritikgespräch liegt der Fokus hier klar auf der Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Doch richtig Feedback zu geben, will gelernt sein. Im folgenden Beitrag erhalten Sie einen schnellen Überblick:

  • Was ist Feedback und wie gebe ich Feedback richtig?
  • Was ist ein Feedbackgespräch und warum ist es wichtig, regelmäßig Feedbackgespräche zu führen?
  • Was gibt es bei der Vorbereitung und Durchführung eines guten Feedbackgesprächs zu beachten?

Was ist Feedback?

Mit Feedback meldet der Empfänger einer Botschaft dem Sender zurück, was er verstanden hat. Deshalb sprechen wir im deutschen auch oft von "Rückmeldung geben" statt von Feedback.

 

"Du, dein Bild gefällt mir" ist ein Feedback, ebenso wie die Bemerkung "Heute bist du aber spät dran". So wie jede Kommunikation eine Sachebene und eine Beziehungsebene hat, kann auch das Feedback entweder auf der sachlichen oder auf der persönlichen Ebene gegeben werden.

 

Nur wenn wir wissen, wie wir auf andere wirken, können wir die Reaktionen der anderen Menschen in unserem Umfeld besser verstehen. Feedback auf der persönlichen Ebene hilft uns, unser eigenes Verhalten bewusster wahrzunehmen und zu steuern. Wir können dann besser entscheiden, welche unserer Verhaltensweisen angemessen oder unangemessen sind, wo sie uns bei unseren Zielen weiterhelfen oder nicht.

 

Doch wie wir auf andere wirken bleibt uns normalerweise verborgen. Aus Angst, den anderen zu verletzen oder weil „Sanktionen“ (bei Abhängigkeit) befürchtet werden, werden speziell kritische Beobachtungen und Empfindungen selten offen mitgeteilt. Umso wichtiger ist es, konstruktives Feedback zu geben bzw. konstruktive Kritik zu üben. Und das nicht zwischen Tür und Angel, sondern am besten in einem persönlichen Gespräch unter vier Augen.


Feedback geben - aber wie?

Aber wie sag' ich's jetzt meinem Bekannten, Freund oder auch Mitarbeiter? Oft stehen wir ratlos davor, wie wir das Feedback formulieren sollen. Es ist den meisten Menschen - zum Glück - wichtig, dass der andere die Rückmeldung gut aufnehmen kann und nicht verärgert ist.

feedback geben mit ich-botschaften

Kernstück eines guten Feedbacks ist die "Ich-Botschaft". Eine Ich-Botschaft besteht aus zwei Teilen: In Teil eins sprechen Sie nur über Ihre Wahrnehmung. Also darüber, was Sie gesehen, gehört und beobachtet haben, ohne jegliche Vermutung, Deutung oder Interpretation Ihrerseits. In Teil zwei melden Sie dem anderen zurück, wie das, was Sie beobachtet haben, auf Sie gewirkt hat und wie es Ihnen damit geht.

 

Mit der Rückmeldung in Form einer Ich-Botschaft

  • berücksichtigen Sie, dass Ihr Gesprächspartner sich seines Verhaltens bzw. dessen Wirkung vielleicht gar nicht bewusst ist
  • trennen Sie das Verhalten einer Person in einer ganz bestimmten Situation vom gesamten Menschen. Sie sprechen nur über das spezielle Verhalten, nicht über die ganze Person
  • spiegeln Sie lediglich die Wirkung seines Verhaltens auf Sie wieder und belassen die Verantwortung für die Veränderung beim Gegenüber
  • drücken Sie Wertschätzung aus und eröffnen so die Möglichkeit, das Verhalten freiwillig zu ändern

Und es ist dabei vollkommen egal, ob es sich um positives oder negatives Feedback handelt, also ob Sie loben oder Kritik üben.

beispiele für ein feedback mit Ich-Botschaft

  • Beobachtung: "Mir ist neulich aufgefallen, dass du oft, wenn du über etwas sprichst, am Ende mit der Stimme nach oben gehst."
    Wirkung: "Das wirkt dann auf mich wie eine Frage und ich weiß in dem Moment nicht, ob du jetzt eine Antwort von mir haben willst oder ob das nur eine Feststellung von dir war."
  • Beobachtung: "Ich habe in den letzten Wochen mehrfach beobachtet, dass Sie während eines Kundengesprächs Kaugummi gekaut haben."
    Wirkung: "Das könnte dazu führen, dass die Kunden Sie nicht mehr deutlich verstehen. Und auf mich und auch auf viele Kunden wirkt das gelangweilt und unhöflich".

die drei größten  fehler beim feedback geben

  1. Feedback geben vor anderen
    ... gilt übrigens nicht nur für Kritik sondern gerade auch für Lob. Feedback sollte geplant und möglichst in ruhiger Umgebung, am besten bei geschlossener Tür, gegeben werden.
  2. Unvorbereitet Feedback geben
    ... kann gerade bei heiklen Themen fürchterlich daneben gehen. Feedback zwischen Tür und Angel, so mal eben, lässt den anderen oft verunsichert, verärgert oder völlig ratlos zurück.
  3. Gar kein Feedback geben
    ... sondern stattdessen alles in sich hineinfressen bis man platzt. Meistens zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt.

Regeln fürs Feedback geben und nehmen

Empfehlungen für den Feedback-Geber

  • Offen und ehrlich, aber mit Bedacht formuliert.
  • Fair und auf Augenhöhe, so wie ich es selbst hören möchte.
  • Feedback ist subjektiv: Nicht jeder erlebt ein Verhalten genau so wie Sie. 
  • Sprechen Sie daher von sich und nicht von man.
  • Feedback geben ist ohne Garantie – eine Verhaltensveränderung zu erzwingen funktioniert nur in den seltensten Fällen

empfehlungen für den feedback-empfänger

  • Wenn Sie selber um Feedback bitten, erklären Sie möglichst genau, wozu Sie gerne ein Feedback hätten
  • Während des Feedbacks nur zuhören, auch wenn es schwer fällt. Vermeiden Sie Verteidigung oder Rechtfertigung
  • Klären Sie durch Nachfragen, ob Sie das Feedback auch wirklich so verstanden haben, wie es gemeint war
  • Sprechen Sie ruhig über Ihre Gefühle und Reaktionen auf das Feedback

Was ist ein Feedbackgespräch?

Beim regelmäßigen Feedbackgespräch handelt es sich um eine Form des Mitarbeitergesprächs. Es ist ein Instrument, das in der Personalführung eine wichtige Rolle spielt. Wird es professionell durchgeführt, profitieren sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer davon. Ein Feedbackgespräch können Sie führen um ...

  • am Ende eines Jahres Bilanz zu ziehen
  • die Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu besprechen
  • Ergebnisse mit den Mitarbeitern zu bewerten
  • Probleme, Konflikte oder Missverständnisse zu klären
  • sich gegenseitig über Ziele und Wünsche zu informieren
  • erreichte Zwischenziele und Verbesserungen zu besprechen
  • Weiterbildungsmöglichkeiten für den Mitarbeiter zu planen
  • das Anpassen oder Verändern des Aufgabengebiets zu erörtern

Die klare und professionelle Rückmeldung ist zentraler Bestandteil des Feedbackgespräches: Sie hilft dem Mitarbeiter, seine Selbst­wahrnehmung zu schärfen, sich des eigenen Verhaltens und dessen Wirkung bewusst zu werden. Nur so ist zielgerichtete Veränderung möglich.

 

Vertraulichkeit ist bei allen Feedback-Gesprächen wichtig, sodass sie am besten unter vier Augen stattfinden. Bei besonderen Konflikten kann es sinnvoll sein, eine dritte Person hinzuzuziehen, beispielsweise ein Betriebsratsmitglied oder jemanden aus der Personalabteilung.


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Ein gutes Feedbackgespräch ist kein Monolog sondern ein Dialog

Feedbackgespräch
Ein gutes Feedbackgespräch ist ein Dialog auf Augenhöhe

Das Feedbackgespräch im geschäftlichen Zusammenhang dient in erster Linie dem gegenseitigen Austausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. Deswegen sollte es auch in regelmäßigen Abständen stattfinden. Üblich ist in vielen Unternehmen der jährliche Rhythmus. In vielen Befragungen zeigt sich jedoch, dass sich Mitarbeiter ein offenes und gut formuliertes Feedback wesentlich häufiger wünschen. Gute Feedbackgespräche können Sie also gerne öfter führen.

 

Im Gespräch können beide Seiten ihre Wünsche und Vorstellungen für die Zusammenarbeit konkret äußern. Sie geben sich gegenseitig Rückmeldung über Positives, beispielsweise gute Leistungen, aber auch über Probleme und Schwierigkeiten. Sie sprechen dabei auch problematische Verhaltensweisen und persönliche Befindlichkeiten an. Sie betrachten das vergangene Jahr und bewerten die Entwicklung des Mitarbeiters in seiner Leistung und seinem Verhalten. Sie sprechen über gewünschte Veränderungen und planen daraus die weitere Vorgehensweise.

ein feedbackgespräch ist keine einbahnstrasse

Auch Mitarbeiter können Ihrer Führungskraft oder dem Unternehmen Feedback geben. Der Mitarbeiter kann sich beispielsweise zu den Arbeitsbedingungen äußern, um gemeinsam mit seinem Vorgesetzten nach Möglichkeiten zu suchen und seine gewünschten Ziele besser zu erreichen. Die Fremd- und Selbstwahrnehmung können sich stark unterscheiden, sodass mit einem vernünftigen Gespräch bzw. Feedback viel bewirkt werden kann. Kleine Veränderungen haben manchmal große Wirkungen. Allein die Tatsache, dass sich der Mitarbeiter ernst genommen fühlt, kann eine Menge bewirken.

 

Das Feedbackgespräch darf Kritik, sollte aber auch Anerkennung und Lob beinhalten. Positive Rückmeldung im Rahmen eines Gesprächs zu vermitteln, hat eine viel stärkere Wirkung als ein kurzes "Toll gemacht" im Vorbeigehen. Das wiederum stärkt die Motivation des Mitarbeiters und spornt zu weiteren guten Leistungen an. Die Kritik sollte verständlich und nachvollziehbar sein und unbedingt fair vermittelt werden. Der Mitarbeiter wird dadurch viel gewillter sein, seine positiven Eigenschaften zu verstärken und die negativen abzulegen. 

 

Ein Tipp zur Vorbereitung: Vorgesetzte sollten nicht nur zum Feedbackgespräch einladen, wenn es Probleme gibt. Leider passiert das im Geschäftsleben viel zu häufig und die Mitarbeiter verbinden dann mit der Einladung zum Gespräch nur noch Negatives. Damit wird ein offener und vertrauensvoller Austausch deutlich erschwert. Es sollte an einem neutralen Ort stattfinden. Der Besprechungsraum eignet sich daher besser als das Büro vom Chef.

Ein Feedbackgespräch vorbereiten

Vorbereitung ist sowohl für die Führungskraft als auch den Mitarbeiter wichtig: Es empfiehlt sich für den Vorgesetzten, rechtzeitig damit zu beginnen, Protokolle zu führen und alles zu notieren, was sie im Gespräch mitteilen möchten. Für Lob und Kritik sollten immer Beobachtungen und Beispiele angebracht werden, die leicht nachvollziehbar und auch vom Mitarbeiter beeinflussbar sind.

 

Auch die Mitarbeiter können und sollten sich zur Vorbereitung überlegen, was ihnen auf dem Herzen liegt und wo sie sich Veränderungen oder Verbesserungen wünschen. Im Gespräch können sie auch verdeutlichen (am besten mit Zahlen und Belegen), was sie jeden Tag leisten. Sie können auch selber besondere Leistungen herausstellen, denn oft sind ihre Vorgesetzten darüber gar nicht wirklich so im Bilde.


Feedbackgespräche vorbereiten

Schritt für Schritt

 

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Was Sie mit einem gutem Feedbackgespräch erreichen können

Wird das Gespräch professionell durchgeführt, stärkt es die Mitarbeitermotivation und -bindung. Es optimiert die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und Personal. Feedback sorgt für Transparenz, die das Unternehmensklima verbessert und das Vertrauensverhältnis stärkt. Regelmäßiges Feedback gibt dem Mitarbeiter letztendlich auch Sicherheit, da er stets weiß, woran er ist, ob er die Tätigkeiten richtig erledigt und wo Verbesserungsbedarf besteht. Dies gibt ihm die Möglichkeit, sich weiter zu entwickeln und in seinen Stärken zu wachsen, während Zweifel eher Unsicherheit und Angst begünstigen.

 

Auch Missverständnisse zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern können durch ein gutes Gespräch geklärt werden. Dadurch wird verhindert, dass sich Frustration und Aggression anstaut. Dies kann letzten Endes sogar dazu führen, dass die Führungskraft aufgrund von Resignation und innerer Kündigung gute Mitarbeiter verliert. Es ist besser, Probleme durch ein Feedbackgespräch aus der Welt zu schaffen oder sie durch eine regelmäßige Kommunikation schon im Voraus zu erkennen und zu lösen.

 

Bei regelmäßigem Feedback im Team können sie Gruppenprozesse verbessern und effektiver gestalten, und damit die Produktivität steigern und den weiteren Erfolg des Unternehmens zu gewährleisten.

 

Richtig durchgeführt, ist das konstruktive Feedbackgespräch ausgesprochen wertvoll:

  • Es erhöht die Motivation, steigert die Produktivität und unterstützt die Bindung guter Mitarbeiter.
  • Mit klarem und regelmäßigem Feedback fühlen sie die Mitarbeiter respektiert und geschätzt und haben die Möglichkeit, sich im Unternehmen fachlich und persönlich weiter zu entwickeln.
  • Meinungen und Erwartungen können durch regelmäßige Kommunikation auf beiden Seiten ausgetauscht und sich anbahnende Probleme direkt gelöst werden. Dies kommt beiden Seiten zugute.
  • Kritik sollte immer in der Kombination mit Lob erfolgen, damit keine negative Grundstimmung aufkommt und eine Abwehrhaltung eingenommen wird.
  • Feedbackgespräche sind sensibel, sachlich, fair und vertraulich zu behandeln, denn nur dann werden sie wirkungsvoll sein.